-
-

Tags

02.11.2016Oprecht 'sorry' zeggen, hoe doe je dat?

In een professionele context vinden veel mensen het moeilijk om hun excuses aan te bieden, of gewoon ‘sorry’ te zeggen. Ik ook. Maar deze terughoudendheid of tegenzin kan een negatieve, professionele weerslag hebben. Hoe langer je iets laat aanslepen, hoe moeilijker het wordt om die tegenzin te overwinnen en de kwestie achter je te kunnen laten. En dat, terwijl ‘sorry zeggen’ of ‘sorry kúnnen zeggen’ juist een aantal grote voordelen heeft:

  • Het neemt de negatieve energie uit een conflict;
  • Het maakt onderscheid in verleden tijd en toekomst, probleem en oplossing;
  • Het helpt om een gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid te creëren en dat is vaak de basis voor een oplossing.

De vraag is dan hoe je het zeggen van ‘sorry’ het beste aanpakt; hieronder geef ik je een praktisch stappenplan: 

1. Maak onderscheid tussen het excuus en de uitleg

Bied je excuses aan en laat het daarbij. Kom niet meteen met een uitleg of een verhaal dat het zo allemaal niet bedoeld was. De ander zal dat mogelijk interpreteren als het aanvoeren van smoesjes of beschuldigingen en hoort uiteindelijk niet dat er excuses gemaakt worden. Dus, zeg gewoon ‘het spijt me dat ik je heb laten zitten’ of ‘ik wil je mijn verontschuldigingen aanbieden voor mijn gedrag tijdens de vergadering’. Een uitleg kun je geven zodra je excuses aanvaard zijn.

2. Vraag om een gesprek zonder het af te dwingen

Wanneer je excuses aanvaard zijn, kun je de ander uitnodigen om verder op de kwestie in te gaan, bijvoorbeeld “Indien je er voor openstaat, wil ik graag nog met je terugblikken op wat er voorgevallen is om te voorkomen dat het in de toekomst weer gebeurt. Ik sta daar van harte voor open, maar het is niet noodzakelijk. Ik wil deze kwestie graag afronden en achter ons laten”. Door deze formulering leg je het initiatief bij de ander neer en ervaart de ander een uitnodiging en geen verplichting. Als de ander dit niet nodig vind of er nog niet aan toe is, prima, forceer niets.

3. Kies het juiste medium

Een excuus komt het beste over als je het face-to-face doet; probeer te voorkomen dat je iets wilt rechtzetten via e-mail of erger met een sms of Whatsapp-bericht. Het komt al snel minder oprecht over en je kunt niet inspelen op de eventuele (visuele) reacties van de ander.

4. Kom niet direct met een oplossingsvoorstel, geef de ander ruimte

Het is verleidelijk om direct na het aanbieden van je excuses –praktisch als je bent- direct met een voorstel te komen om de kwestie op te lossen. Probeer dat niet te doen. Vraag de ander wat hij of zij als mogelijke oplossing ziet. Het is prima als je zelf ook ideeën hebt, maar geef de ander eerst de ruimte op met eigen voorstellen te komen en ga daar serieus op in.

5. Accepteer je verantwoordelijkheid

We hebben de neiging om bij het analyseren van de kwestie te zoeken naar een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Vaak hoor je dan ‘We hebben alle twee fouten gemaakt’. Hoewel dat best waar kan zijn, adviseer ik om genereus te zijn in het nemen van jouw aandeel in de verantwoordelijkheid, ook al doet de ander dat niet. Jij wilt het probleem toch opgelost zien? Verlies je dan niet in de nitty-gritty van schuldtoewijzingen.

6. Richt je blik naar voren

Benoem zo snel mogelijk concrete vervolgstappen. Natuurlijk kost het soms tijd om emotionele wonden te laten helen, maar fijne en concrete vervolgacties versnellen dat proces.

7. Sluit het af en move on

Het heeft weinig zin om lang te blijven hangen in de kwestie. Je wilt als het ware snel ‘ de toekomst instappen’ om zo de kwestie letterlijk en figuurlijk achter je te laten. Mocht de ander later nog op de gebeurtenis terugkomen dan kun je rustig zeggen ‘Goh, ik heb je mijn excuses aangeboden en je hebt die toen geaccepteerd; in mijn beleving hadden we deze kwestie uit de wereld geholpen’.

Sorry zeggen’ in een professionele of zakelijke context helpt mensen om kwesties op te lossen, een verstandhouding te veranderen en weer verder te gaan. Zoek daarbij niet altijd naar rechtvaardigheid want dan word je mogelijk vaak teleurgesteld. Probeer daarentegen om te zoeken naar een werkbare en acceptabele oplossing zodat je verder kunt.

Ben je tot hier gekomen? Mooi, dan heb je deze hele blog gelezen. Als je meer wilt weten over het oplossen van conflicten in een zakelijke omgeving, stuur dan gerust een berichtje; wij helpen je graag verder.

Marjan van Kasteren