Back2office Oude gewoontes of een nieuwe start?

Alleen werken zonder veel prikkels van buitenaf en online vergaderen, de vrijheid om tussen je taken door de wasmachine te vullen of even met de hond te wandelen, het deed je misschien erg veel deugd. En ook zijn andere thuiswerkers overprikkeld door de combinatie van werken en kinderen in huis, teveel te lang werken want je hebt het werk altijd bij je of het gebrek aan sociale controle waardoor de motivatie onder 0 zakt. 

Er zijn zaken die spreken voor thuiswerk en daartegenover staat dat het gemis van sociale contacten en f2f babbels zeker tot de tegens behoren. Het thuiswerk zal je wellicht niet helemaal verbannen, maar op kantoor komt stilaan de bedrijvigheid ook op gang… En wat gaat dat geven?

Sluimerende conflicten die door corona noodgedwongen in “quarantaine” werden geplaatst komen terug in de openheid. Wanneer collega’s of teams terug samen komen kan dit versneld tot uiting komen omdat de bijhorende frustraties of meningsverschillen nooit zijn uitgeklaard. Het langdurig thuiswerken heeft de informele babbels doen verdwijnen waardoor er enkel connectie was tijdens digitale meetings over de werkzaamheden. De kleine babbels, de kansen om moeilijke zaken bespreekbaar te maken, frustraties te uiten of om eens goed te discussiëren vielen weg en dat eist nu zijn tol. Ook ruzies en discussies zijn een vorm van connectie met elkaar maar daarvoor is een mentaal veilige omgeving nodig en ook die is door thuiswerk in grote mate weggevallen. 

Verschillende waarden

De tijd is rijp om strategische keuzes te maken hoe het werken binnenkort gaat verlopen. Ga je thuiswerk toelaten, hoeveel procent? Of moet iedereen terug op het kantoor komen werken? Als je van bovenuit beslissingen neemt, zonder je mensen hierin te erkennen, ga je mogelijk tegen weerstand botsen. De ene kiest resoluut voor kantoorwerk en ziet verbinding met collega’s als belangrijkste waarde, terwijl de andere thuiswerk hoog in het vaandel draagt en hiermee het belang aan vrijheid en flexibiliteit naar voren schuift. Met welke partij ga jij als werkgever/HRM in zee? Stel je de een tevreden en de ander teleur? Of zoek je naar een win-winoplossing waar iedereen zich in kan vinden? 

Tip

Het komt erop neer om een gedragen beslissing te nemen door rekening te houden met de belangen van jezelf, de werknemers, het team en het bedrijf. Luister niet enkel naar de luidste ‘roepers’ maar ook naar de stille stemmen, want die willen jou ook iets duidelijk maken.

FIKA-moment

Een team dat na zoveel tijd terug op kantoor moet samenwerken, zal moeite moeten doen om de betrokkenheid en de verbindingen te vinden. Je kan dit vergelijken met een ‘los zand’ groep waarin elk korreltje zijn plek zoekt om betekenis te hebben. Als werkgever/HRM heb je de moeilijke opdracht om een hecht team te creëren. Dit doe je niet enkel door individuen te motiveren, maar ook door de werknemers met elkaar en met het bedrijf te verbinden. 

Tip

Een FIKA-moment is hiertoe een heel toegankelijke, gemakkelijke manier. Fika is een ‘way of live’, een Zweedse koffiepauze die meer betekent dan enkel koffie drinken. Je neemt bewust tijd en investeert in menselijk contact. Je kan dit bijvoorbeeld doen met een informele babbel bij het koffiezetapparaat waar je ontdekt hoe het écht met je collega’s gaat. Of je kan iets gezond lekkers bij de koffie zorgen om het rustmoment echt betekenis te geven. Nog enkele voorbeelden uit de praktijk zijn: elke week een keer als team samen lunchen, een chill-out ruimte waar werknemers kunnen ontspannen tijdens de pauze, op maandagochtend de week samen starten met een korte rechtstaande meeting en een agendapunt ‘hoe gaat het met je?’.

Check-in

Terug op kantoor betekent ook terug vergaderen in misschien wel muffe vergaderzalen waar de ene persoon zijn gsm continu in de aanslag heeft en de andere dossiers op de laptop naleest… De inhoud wordt afgerateld terwijl je slechts af en toe jouw inbreng mag delen. Saai, saaier, saaist en vaak weinig constructief. Ook hier kan je een moment installeren om terug te verbinden en dus te motiveren. 

Tip

Bij de start van een vergadering doe je een incheckronde. Je kan dit heel creatief aanpakken met quotes of foto’s. Maar ook vragen zoals ‘hoe gaat het vandaag met jou?’, ‘Wat moest je achterlaten om hier op deze vergadering aanwezig te zijn?’, ‘Wat maakte jou vandaag al gelukkig?’, zorgen voor meer openheid en veiligheid in de groep. Je geeft natuurlijk best wel het goede voorbeeld door te starten.

Rolverwarring

In je bedrijf heb je formele functies die voor iedereen duidelijk zijn. Daarnaast bestaan er ook vele informele rollen. Je kent zeker wel de meeloper, de grapjas, de criticus, … Het geeft een groep een veilig en vertrouwd gevoel. Het is voorspelbaar dat je een bepaalde rol opneemt: “Daar gaan we weer, Lies trekt de kar op gang”. Deze rollen zijn in het thuiswerk veel minder zichtbaar, want iedereen bevindt zich op zijn eigen eiland. Terug op kantoor ontplooien de informele rollen zich als vanzelf. Het gebeurt zonder dat je er de hand in hebt. Maar de veiligheid en het vertrouwen is door de afstand wat weggevallen waardoor deze rollen tot ergernissen en zelfs tot conflict kunnen leiden.

Tip

Benoem wat je ziet of hoort. Durf de informele rollen zichtbaar te maken. Ze zijn aanwezig en door ze onder de waterlijn te laten, doe je alsof ze niet bestaan. Maak ook duidelijk dat elke rol in je team belangrijk is. Jouw team stagneert als iedereen dezelfde rol speelt.

Conflictbemiddeling

Conflicten in een team komen geregeld voor in bedrijven. Sommige issues kan je zelf oplossen door open communicatie, wederzijds begrip en erkenning. Soms blijven conflicten evenwel woekeren in een team of zelfs een volledige afdeling en kunnen ze escaleren. Naast tijd en geld kosten deze conflicten een hoop negatieve energie en leiden maar al te vaak tot zaken zoals overmatige stress, ziekte, verlaagde arbeidsvoldoening, ontslagvergoedingen, reputatieschade...Het inschakelen van een expert in conflictbemiddeling kan dan een oplossing bieden. 

Tip

Je kan beroep doen op een erkend sociaal bemiddelaar. De bemiddelaar installeert veiligheid en maakt moeilijke zaken in groep bespreekbaar. Je team legt zo stevige fundamenten om te werken in een sfeer met open communicatie, om te groeien in constructief omgaan met spanning en conflict en om te handelen vanuit gedragen besluitvorming in een samenwerking waarin iedereen zich betrokken voelt.  

Auteurs:

Leen Van den Abeele 

Reinhilde Christis